Почему компании переходят на безбумажный документооборот?

Чтобы вести работу с документами в различных отраслях более эффективно, оперативно и безопасно, в апреле 2022 года власти приняли в первом чтении, а затем отправили на доработку и согласование с профильными ведомствами и представителями бизнеса законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». 

Ещё до рассмотрения законопроекта многие компании ‒ государственные и частные ‒ предпочли цифровой документооборот бумажному. Так, например, на «цифру» перешёл ряд больниц и поликлиник в Воронеже и области, а также банки. О преимуществах такого формата рассказали в ВТБ, где с конца 2020 года реализуется программа «Безбумажный банк».

Сейчас в электронном виде оформляется и хранится 97% документов. Экономия составила более 3,5 млрд рублей. За два года уменьшилось использование бумаги на 900 млн листов (свыше 4,5 тыс. тонн), что позволило сохранить около 100 га леса.

Для снижения объёма используемой бумаги внедрены новые инструменты и безбумажные технологии как во внутренних процессах, так и в рамках взаимодействия с клиентами и партнёрами. Для новых розничных клиентов сокращены печатные формы документов, и сегодня договор комплексного обслуживания для них составляет не более 1 листа. Самые востребованные операции переведены в цифровые каналы, и сейчас 99% операций физлиц доступны без посещения офиса.

Технологии приёма и подписания документов в электронном виде позволили также отказаться от бумажного сопровождения операций для юридических лиц. Основным каналом взаимодействия с корпоративными клиентами стали системы дистанционного обслуживания (ДБО) с применением электронной подписи, что позволяет проводить практически все финансовые операции без посещения офиса банка. 

До 80% сведений по клиентам и связанным с ними лицам предзаполняется из внешних официальных источников, что позволяет банку не запрашивать копии документов. 

Электронный документооборот с участниками кредитного процесса переведен в личный кабинет контрагента, в котором можно подписывать и направлять необходимые документы в банк. 

Для сотрудников внедрены электронные сервисы самообслуживания, а обучение переведено в онлайн-формат.

‒ Стратегия цифровой трансформации бизнеса не только имеет важное экологическое значение, но и помогает нам снизить операционные затраты, повысить качество сервисов и оптимизировать внутренние процессы, ‒ объясняет Андрей Пучков, первый заместитель президента ‒ председателя правления ВТБ (ПАО).

ПАО ВТБ